10 Dicas para melhorar sua comunicação no ambiente de trabalho

Comunicar-se bem é o que  todos desejam; mas, nem sempre alcançamos o resultado que queremos, não é verdade? Quantas vezes, dizemos algo e o outro entende totalmente diferente.

Você sabe por que isso ocorre? Como melhorar isso? A nossa ideia é que, com estas 10 dicas para melhorar sua comunicação, tudo fique um pouco menos complexo no dia a dia.

1ª Dica – Tenha claro o que quer dizer

Antes de falar com alguém, pense bem em qual resultado deseja obter. Isso é essencial para saber a melhor maneira de falar, o momento mais adequado. Dependendo do assunto a ser tratado, vale a pena até mesmo definir tópicos por escrito que precisam ser conversados.

Isso é muito válido para reuniões, em que é essencial não perder o foco entrando em outros assuntos e, também, para momentos de feedback em que é essencial abordar tudo o que havia planejado.

2ª Dica – Vá direto ao ponto

Não fique enrolando. Isso além de ser cansativo para o outro tende a tornar a conversa desgastante. Passa também a impressão de que não se sabe o que vai falar. Se precisa do auxílio do outro em alguma tarefa, diga logo de início que precisa da ajuda dele e, depois, explique como gostaria que essa ajuda funcionasse.

3ª Dica – Não espere que o outro adivinhe

Procure dar o máximo de detalhes ao falar. Muitas vezes, falamos como se o outro já estivesse ciente de todos os fatos e isso, na grande maioria das vezes, não é verdade.

Se for uma solicitação, isso é mais importante ainda. É fundamental falar logo no início qual a tarefa a ser feita, qual o prazo desejado para execução, principais características da execução dessa tarefa e resultados esperados por você. O outro precisa ter isso de forma clara até mesmo com exemplos concretos. 

Hoje, com o crescimento das metodologias ágeis, sabemos das vantagens de ir aprovando etapa por etapa, acompanhando o andamento da tarefa. Combine isso previamente para que você não seja surpreendido ao olhar o resultado final, ver que não era isso que queria e precisar refazer tudo.

Muitas falhas da comunicação ocorrem justamente por falta de deixar claro o que se queria no início e por não acompanhar o andamento. De nada adianta chegar no final de tudo e reclamar com o outro. O bom resultado final está diretamente relacionado a quem fez a solicitação.

4ª Dica – O óbvio precisa ser dito

Faça o exercício de ser o mais claro possível com o outro. Não é porque algo é óbvio para você que também o será para o outro. As pessoas são diferentes e, por isso mesmo, têm diferentes pontos de vista a respeito de uma mesma situação.

Uma pessoa que está acostumada a fazer determinado tipo de trabalho considera fácil, pois já conhece todos os caminhos. No entanto, se a execução é repassada para outro que nunca fez, é essencial ter paciência, passar todos os detalhes possíveis e mostrar um exemplo de algo que já foi feito para que o outro possa ter uma ideia concreta.

Ao final, cheque se outro entendeu exatamente o que você disse. Agir assim facilita a comunicação, pois corre-se menos riscos de o outro entender errado o que foi pedido.

5ª Dica – Escute de verdade

Para que a comunicação funcione, é essencial falar, mas é também fundamental ouvir. Em alguns casos, mais ouvir do que propriamente falar. Dê atenção ao que é dito pelo outro. Procure se colocar no lugar dele e enxergar a situação como se estivesse em sua ótica.

Não fique preparando sua resposta enquanto escuta. Se permita ouvir com calma e, após isso, se não souber o que falar ou, ainda, não tiver resposta, peça um tempo para avaliar e dar um retorno posterior.

Caso o outro chegue para falar em um momento que não seja oportuno, saiba dizer gentilmente que gostaria de ouvi-lo, mas que aquele não é o melhor momento, pois está resolvendo algo que não pode ser interrompido e que entende ser melhor aguardar só um instante.

É melhor agir assim e o outro sentir que terá toda a sua atenção do que permitir que o outro fale sem ser genuinamente ouvido. Nosso tempo é precioso, mas o do outro também é. Quem não gosta de atenção?

Escute sem julgamentos, sem condenar o outro. Você não conhece todos os fatos, e mesmo que conhecesse, não pode nem deve se colocar na posição de juiz. Quem garante que você faria melhor se estivesse no lugar do outro? Só vivendo para saber.

6ª Dica – Baseie-se em dados concretos

Nunca vá conversar com o outro sem ter fatos concretos em mãos. Isso evita muitos problemas. Em empresas, é muito comum ouvir fofocas e disse me disse; no entanto, será que isso tem algum fundo de verdade? Não é prudente levar isso adiante.

Ao falar algo com o outro, tenha fatos concretos que ilustrem sua fala. Não fique se baseando em “achismos” ou nas suas impressões; a menos que seja uma conversa para dissipar mal-entendidos. 

Para este tipo de conversa, é ideal que se diga algo como, neste exemplo:

Fulano, tive a impressão de que você está insatisfeito com meu trabalho. Queria saber se isso procede para eu melhorar.

Agir assim soluciona muitas imaginações infundadas.

Como vemos, é essencial não estar sempre na defensiva, como se estivesse sendo atacado constantemente. Vá conversar com o outro sem reservas ou conceitos preconcebidos.

7ª Dica – Preste muita atenção ao seu corpo

Nosso corpo fala e isso é cientificamente comprovado. Não adianta, por exemplo, falar de céu e fazer movimentos corporais que indicam para a terra. Precisamos ser coerentes e nosso corpo mostra isso.

Pense em alguém escutando o outro e bocejando o tempo todo. Que mensagem está sendo passada? Ou ainda, quando fala, mas não olha nos olhos do outro. Pior ainda, quando se está falando com uma pessoa e olhando para outro lado ou para outra pessoa. O que o corpo está indicando?

No mínimo, a mensagem que está sendo passada é que quem está falando não é importante e que a pessoa que está ouvindo nem gostaria de estar ali naquele momento. Analise sempre antes; se perceber que o momento não é adequado, como já foi dito, saiba dizer não e retomar em outro momento.

8ª Dica – Faça críticas que construam o outro

Se estiver em uma situação em que for necessário fazer uma crítica, parta sempre deste princípio: faça críticas que auxiliem o outro a melhorar. Nunca critique a pessoa, julgando-a. Foque sempre no comportamento, atitude ou execução inadequados para que sejam melhorados.

Se um funcionário seu, sempre, chega atrasado, converse claramente com ele sobre isso. Mostre os dias em que ele se atrasou, explique as desvantagens disso para o trabalho como um todo e para a imagem profissional dele.

Exemplo: Fulano, ao olhar os últimos três meses, percebi que está sempre havendo um atraso na sua chegada para o trabalho. Isso acaba nos prejudicando, pois o trabalho fica comprometido e a sua imagem também. Como podemos resolver isso?

Não converse com o outro jogando indiretas ou fazendo piadinhas. Vá direto ao assunto. Se não tem o desejo de falar diretamente sobre algo, então não fique fazendo gracinhas também e nem tampouco exponha o outro em público. Isso não é nada profissional.

9ª Dica – Saiba ficar em silêncio

Nem sempre é necessário falar algo. Precisamos aprender a valorizar mais o silêncio em nosso dia a dia. Às vezes, o outro nem está perguntando nada e já estamos nós apressados em dar a nossa opinião ou fazer pequenos comentários.

Não tenha medo de ficar calado, às vezes. Muitas coisas boas ocorrem em silêncio. Veja o exemplo da germinação da semente…ela ocorre silenciosamente no interior do solo.

Quem fala demais pode se perder por causa de suas palavras. Quantos não se envolvem em fofocas e outros problemas justamente por não conseguirem ficar calados.

Em reuniões por exemplo, é muito bom falar, apresentar seu ponto de vista e contribuir, ainda que pense diferente do que está sendo colocado. No entanto, se não souber nada sobre o que está sendo discutido, prefira ficar em silêncio e procurar mais informações antes de sair falando. Em um momento futuro, você poderá falar, mas já embasado sobre o conteúdo.

10ª Dica – Não queira ter todas as respostas

Em uma comunicação saudável, é essencial não querer estar sempre certo. Dê espaço para a fala e interpretação do outro. Tenhamos mais empatia e entendamos que, com o auxílio do outro, vamos mais longe.

Saber dar voz ao outro é fundamental.

Temos diferentes pontos de vista a respeito de uma mesma situação.

Quando falamos com o outro, encontramos com a sua realidade, seus valores e suas percepções e isso é muito frutífero para as relações de forma geral.

Muitas vezes, percebemos que a solução que tanto estávamos buscando nos é dada justamente pelo outro que conseguiu enxergar a situação de fora. Nunca menospreze o outro. Além de ser uma atitude péssima para o dia a dia; quem diminui o outro só tem a perder.

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