Como aprender a delegar?

Saber delegar tarefas é fundamental para o dia a dia de todo gestor. Quem nunca errou neste quesito que atire a primeira pedra…No entanto, com passos simples, podemos exercitar esta arte em nosso dia a dia. Vejamos.

O que não é delegar?

Primeiro, é essencial identificar quando não está havendo delegação de tarefas, e sim uma ausência de atuação por parte do gestor.

Muitos funcionários até brincam e dizem: tal gestor não delega, ele “delarga”  e isso acaba sendo prejudicial, pois a pessoa passa uma tarefa e larga pra lá.

Não volta para acompanhar, conferir e nem avaliar se realmente a delegação funcionou. Infelizmente, às vezes, só chega no final do processo com cobranças e críticas. Isso é péssimo!

Delegar significa repassar uma determinada tarefa, acompanhar se está sendo feita e como está  seu andamento, além de conferir no final se pode ser dada continuidade ao que foi executado e se foi bem concluído.

Aí sim, por meio dos resultados, o gestor analisa futuros caminhos.

Seguindo este fluxo, fica um pouco mais fácil analisar e perceber em seu dia a dia o que está sendo delegado ou, infelizmente, “delargado” nas mãos do outro. Concentre -se em delegar e nunca “delargue“.

Como delegar corretamente?

Avalie a tarefa  a ser feita

Quando uma análise é feita e quando as competências necessárias para execução da tarefa são olhadas, diminui-se enormemente as chances de fracasso.  

De nada adianta passar algo para alguém que não tem competências técnicas e, ou, emocionais para fazer a tarefa bem feita. Isso se transformará em prejuízo para o gestor.

Não se baseie somente em opiniões, desejos ou boa vontade. Do contrário, você corre riscos de não ter os resultados necessários e, no final, a responsabilidade pelo trabalho sempre será sua.

Outro ponto essencial é que nem todas as tarefas podem ser delegadas; há algumas que são de competência exclusiva do gestor e se ele abrir mão delas acabará perdendo um pouco a visão do todo.

Repasse a tarefa de forma clara

Isso é fundamental! O membro de sua equipe precisa entender direitinho o que precisará ser feito e quais os resultados esperados. Além disso, é importante, neste momento, também deixar clara a estimativa de tempo para a realização/conclusão da atividade ou tarefa. Assim, não haverá margens para erros, atropelos ou falta de comunicação.

Após passar a tarefa, escute do membro de sua equipe o que ele entendeu da solicitação e se ficou claro para ele também. Para que a comunicação funcione direitinho, é essencial checar se o que foi dito é o mesmo que o outro entendeu.

Acompanhe de perto o que foi delegado

Esteja próximo acompanhando. Isso não significa que você irá pegar para fazer, mas sim que estará próximo para tirar dúvidas e orientar caso aconteça algum problema. 

Uma atitude que pode ajudar neste acompanhamento é solicitar relatórios e planejamentos feitos pelo membro da equipe que recebeu a tarefa. Por meio destes, é possível observar o andamento da atividade ou da tarefa. 

Caso se observe algo que não está funcionando, é importante dar feedbacks de ajuste, mostrando o que precisa ser corrigido e como corrigir. Nós gestores não podemos,  e nem devemos, deixar as atividades nas mãos do outro e agir como se a responsabilidade final não fosse nossa.

Se mesmo acompanhando, dando feedbacks, perceber que não está alcançando os resultados necessários, será preciso tirar a tarefa/atividade das mãos da pessoa e passar para outro que você julgar mais apto.

Se não tiver ninguém apto ainda a substituir o membro que teve a atividade retirada, assuma você mesmo e vá observando e treinando outra pessoa para que um dia ela se torne capaz.

Dê autonomia 

Após entender que a pessoa escolhida está apta para a tarefa e que tudo ficou bem entendido, saiba respeitar o jeito de o outro realizar a tarefa. Não fique querendo impor o seu jeito. Cada um faz as coisas de uma maneira e é essencial respeitar isso. 

Quando você dá autonomia para alguém, demonstra confiança;  e ela, automaticamente, se sente valorizada e respeitada. Isso é fundamental no dia a dia de trabalho e faz parte da arte de delegar. 

Saiba ser grato

Imagine se você, como gestor de uma equipe ou empresa, precisasse realizar todas as atividades…você não sairia do lugar, não é verdade? 

Além de você ficar sobrecarregado, sua equipe não cresceria. Ficariam todos sempre esperando que tudo venha de suas mãos e isso não é saudável nem produtivo para o desenvolvimento profissional de ninguém. 

Agradeça sempre pela disposição do outro em contribuir, coopere para o desenvolvimento comum, promova e dê chances de crescimento aos membros de sua equipe. Todos só têm a ganhar.

Delegar não é tarefa fácil, pois exige observação, análise, paciência em conduzir o outro e altruísmo, mas é muito gratificante. Façamos mais este exercício em nosso dia a dia profissional. Todos ganhamos!

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