Estratégias para administrar melhor o seu tempo

Tempo é o bem mais precioso que todos nós possuímos e, justamente por isso, não podemos deixar que ele escape pelos nossos dedos como areia.

É importante avaliarmos e nos questionarmos, frequentemente, sobre como temos administrado este tesouro tão valioso chamado tempo.

Sendo assim, vamos refletir sobre algumas estratégias que podem orientá-lo em seu dia a dia de trabalho.

#1 – Análise e planejamento

Quais atividades você tem para realizar? Elas precisam ser feitas por você? Qual o prazo que você tem para executá-las? Estas são perguntas-chave que o ajudarão a ganhar tempo.

Tire um tempo para fazer esta análise e, após ter tirado as conclusões necessárias, monte um planejamento, estipulando a tarefa; data de realização; quem irá realizar; e estimativa de término. Isso será fundamental para se manter focado no seu objetivo.

É muito importante definir no dia anterior o que precisa ser feito no outro dia e que não pode esperar. Além disso, checar ao final daquele dia se a tarefa foi realmente realizada traz uma sensação de bem-estar que gera  incrível motivação e satisfação.

#2 – Gerenciamento das distrações

As distrações estão aí à nossa volta e não adianta negar. Seja uma rede social, um bate papo com amigo ou até uma navegação na internet em assuntos não relacionados ao seu trabalho; mas, o que fazer?

A estratégia é definir um horário para se permitir uma certa distração. Por exemplo, acostume-se a usar o seu horário de lanche ou um outro horário que não prejudique o andamento da atividade. Quando perceber que está cansado, precisando relaxar um pouco, levante, tome um pouco de água, faça um exercício…isso ajuda a recarregar a bateria sem perder o foco.

Ao acostumar fazer isso, você diminui as possibilidades de perder horas em algo que, ao final, não lhe trará nenhum tipo de benefício. Pelo contrário, pode trazer a sensação e pressão por não ter feito um bom trabalho ou, pior ainda, correr o risco de ser chamado a atenção por estar enrolando no horário de trabalho. Isso só trará prejuízos para sua imagem profissional.

#3 – Importância do Não

Em grande parte das vezes, se pararmos para refletir, veremos que muitos dos episódios em que dissemos SIM  ao outro acabam funcionando como um NÃO para nós mesmos e para nossas prioridades.

É importante auxiliar o outro; no entanto, é fundamental também saber definir prioridades, perceber suas urgências e ver o melhor momento para auxiliar o outro.

Percebam que a ideia não é deixar de ajudar o outro, mas sim refletir como isso deve ser feito e qual o melhor momento. Para que eu possa contribuir com o outro é imprescindível oferecer um tempo de qualidade.

#4 –  Matriz GUT

Já ouviu falar sobre isso? A matriz GUT, também chamada de matriz de priorização, foi criada por Charles H. Kepner e Benjamim B. Tregoe e, de forma simplificada, podemos dizer que o seu objetivo era auxiliar nas tomadas de decisão. Se baseia em um processo de análise e que pode ser aplicado em nosso dia a dia de trabalho.

  • G: Olhe para as ações a serem realizadas, identifique possíveis problemas advindos ou que possam ocorrer e verifique a gravidade deles.
  • U: O que precisa ser feito é urgente ou pode esperar? Se for urgente e importante, precisará ser feito. No entanto, ainda pode ser analisado se precisará ser feito realmente por você. Caso seja possível delegar, passe para alguém de sua confiança e com habilidade necessária para resolver. Ganhe tempo ao analisar isso.
  • T: A última letra deste acrônimo se refere à palavra tendência. Na análise de tendência, é importante observar a probabilidade de o problema aumentar se não for resolvido de forma mais rápida. Por outro lado, analisamos também a possibilidade de a situação ocorrer novamente, pois é fundamental pensar no que fazer para que isso não se repita em uma próxima ocasião.

#5 – Organização

Quando as coisas estão bagunçadas, até encontrarmos o que precisamos já perdemos um bom tempo. Então, uma das principais estratégias para quem quer administrar melhor seu tempo é se organizar.

Fuja de papéis soltos e jogados, arquivos desorganizados ou pastas soltas.

Saiba exatamente onde está cada coisa em seu ambiente de trabalho físico e virtual.

Para isso, há diferentes ferramentas e softwares que ajudam a guardar arquivos na nuvem ou acompanhar/organizar seus trabalhos e tarefas.

Para concluir, vale reforçar que a administração eficaz do tempo está diretamente ligada ao fato de entender que seu tempo é precioso e que deve ser gasto ou ganho da melhor maneira possível. Por isso, mãos à obra. Temos muito trabalho pela frente!

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