Estratégias para reuniões de trabalho produtivas

O desejo de todos nós é fazermos reuniões produtivas e ganharmos tempo, não é verdade? É frustrante sair de uma reunião e ver que se falou muito e nada na prática foi resolvido. Para evitar isso, podemos seguir algumas estratégias que auxiliam muito no dia a dia.

Defina qual tipo de reunião será feita…

Existem, basicamente, três tipos de reunião. São elas: Reunião de apresentação; de tomada de decisões; e de discussão. Entender como cada uma funciona é essencial para analisar que  tipo de reunião você precisa, ver resultados concretos e ganhar tempo.

Características da Reunião de Apresentação:

Neste tipo de reunião, geralmente uma pessoa fala a maior parte do tempo, apresentando algum tema e, por fim, abre um momento para perguntas e dúvidas. É muito utilizada em situações de treinamento de equipes.

Para que este tipo de reunião seja bem-sucedida, é essencial que o material seja preparado com atenção, organização e antecedência, pensando sempre em cada um dos pontos que deverão ser apresentados e nas possíveis dificuldades dos ouvintes. 

Uma excelente estratégia é dar exemplos concretos do dia a dia (lógico, exemplos positivos) para que as pessoas consigam se identificar e se sentir inseridas na fala do gerente da reunião. Isso aumenta a conectividade.

Para este tipo de reunião, várias  pessoas podem ser convidadas, desde que haja um cuidado com questões de logística e de distribuição de materiais para que todos os presentes possam participar de forma igualitária.

Um cuidado essencial que deve se tomar neste tipo de reunião é o gerente não falar demais, roubando tempo que seria destinado aos participantes se pronunciarem. 

É essencial calcular o tempo que será gasto com antecedência e deixar previsto o tempo dos outros participantes. Isso evita também reuniões extensas e cansativas. É cientificamente comprovado que depois de um certo tempo o cérebro humano passa a não dar tanta atenção ao que está sendo dito pelo outro.

Características da Reunião de Tomada de Decisões:

Este tipo de reunião é importantíssima, pois define os rumos a serem seguidos no dia a dia da empresa ou da equipe. Modificações no caminho surgem justamente dessas reuniões. São reuniões estratégicas e precisam ser bem pensadas. 

Quando o gestor convoca este tipo de reunião deve ter muito claro o que precisa ser decidido para que não se perca tempo.

É importante se preparar antes e pensar nos caminhos e consequências de seguir este ou aquele caminho, levar dados que comprovem ser interessante escolher uma ou outra opção.

Para este tipo de reunião, é essencial que estejam presentes aqueles que têm autonomia para decidir.

De nada vale, ter alguém só marcando presença. Geralmente são reuniões com número reduzido de pessoas.

Nestas reuniões, após as decisões serem tomadas, deve ficar claro qual será o próximo passo no sentido de implementar o que foi decidido.

Deve ficar claro, também, o que ficou designado para ser feito, quando e quem deve fazer. Isso é essencial. Do contrário, a reunião se perde.

Características da Reunião de Discussão:

Esta é também uma reunião muito importante, pois em determinados momentos é essencial que se promova situações de discussão de ideias, caminhos, propostas de modificações. Ouvir a sua equipe de trabalho é essencial, pois muitas vezes são eles que estão na ponta do processo e poderão trazer ideias inovadoras. Neste tipo de reunião, leva-se a proposta em discussão e abre-se para ouvir o que o outro pensa a respeito.

Ben Horowitz, co-fundador do Andreessen Horowitz, um  dos fundos de capital de risco mais procurados dos EUA acredita que uma das principais habilidades do gestor é justamente saber escutar. Sendo assim, aconselha que o gestor busque falar cerca de 10% do tempo e ouvir nos outros 90%.

A ideia neste tipo de reunião é promover um rico diálogo entre os participantes e o maior desafio é não permitir que o assunto se desvie. Há alguns faladores que se perdem totalmente em suas abordagens. Aí é momento de tomar o leme e voltar a discussão para o rumo certo.

Como participantes, devem ser convidadas pessoas estratégicas, que estão presentes em diferentes áreas afins ao assunto que será discutido e que, principalmente, sejam maduras e tenham bom senso.

Ao final deste tipo de reunião, é bom que seja feita uma ata com as discussões e ideias apresentadas. Esta serve como registro da reunião e, além disso, servirá para uma análise posterior.

De posse das ideias dadas, discussões e comentários, o gestor irá analisar e tomar uma decisão.

Quanto tempo deve durar uma reunião?

A resposta é simples: o menor tempo possível. Se a reunião tiver sido bem preparada/pensada com antecedência e se no momento da reunião ficar bem estipulado o que deve ser feito, não há motivos para que ela se prolongue e acabe ficando sem resultado. 

Toda reunião precisa de uma pauta e esta deve ser enviada com antecedência para que as pessoas possam se preparar (caso seja necessário levar alguma documentação/relatório).

Além disso, as pessoas também devem ser comunicadas sobre a convocação e importância de sua presença com antecedência. Assim, se organizam para não faltar. É péssimo avisar as coisas em cima da hora; pode comprometer todo o resultado.

Hoje, a maioria dos gestores têm buscado fazer reuniões de, no máximo, 60 minutos, colocando em prática a premissa de que o tempo (seu e do outro) é valioso. 

Caso seja necessário discutir muitas coisas, procure marcar reuniões separadas até mesmo para que gerem resultados concretos. Quando se costuma falar sobre muitas coisas ao mesmo tempo, a chance de que algo se perca é grande.

Uma última ressalva que merece ser feita é que aquelas antigas reuniões somente para passar informações devem ser evitadas. Hoje, possuímos uma infinidade de canais de comunicação. Não justifica marcar uma reunião somente para passar informações.

Nos atentando para estas dicas simples, as chances de termos reuniões cada vez mais produtivas crescem largamente. Sucesso em suas reuniões!

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