KPI Indicador-chave de desempenho

KPI é a sigla para o termo oriundo do inglês Key Performance Indicator que, traduzindo: indicadores-chave de desempenho. Sendo assim, pode-se dizer que KPI consiste em uma métrica utilizada para mensurar o desempenho dos processos e das atividades mais relevantes de uma empresa por meio de indicadores.

As empresas possuem muitos indicadores de desempenho usados na gestão. Alguns, como por exemplo, financeiros, lucro bruto ou lucro líquido. Por isso, o uso de KPI se torna essencial para a vida saudável de qualquer empresa no dia a dia.

Com uso do KPI, os gestores podem tomar decisões que afetam diretamente o negócio com embasamento.

O que é KPI?

O KPI é uma ferramenta de gestão que pode ser usada para medir o nível de desempenho de diversos processos de um negócio. Isto é, servem como indicadores de qualidade e performance.

Os indicadores KPI são utilizados nos mais diversos tipos de negócios. Isso porque há vários indicadores de performance existentes. E eles podem também ser adaptados segundo os objetivos que se busca atingir, tendo assim ampla flexibilidade.

No entanto, cada empresa deverá ter conhecimento de quais métricas deverão passar por análises para fazer a diferença em suas ações e gestão.

Neste ponto, você já deve saber que saber exatamente o que a empresa precisa, vai fazer com que não aconteça nenhum tipo de perda de tempo e principalmente desperdício em investimentos.

Veja também aqui no portal TargetDev: OKR Objetivos e resultados chave.

Qual a diferença entre Meta, Tolerância e Índice

Meta em KPI

Meta é um valor que deverá ser observado pelos indicadores-chave de desempenho (KPI) do processo em um determinado tempo. Veja bem. Neste ponto é extremamente importante definir o tempo. Nenhuma meta pode ser mensurada se não houver um tempo determinado para conclusão dela.

Tolerância em KPI

Por causa do tempo determinado pela meta, então podemos falar da Tolerância em KPI. A tolerância entra em jogo quando a meta não é alcançada no período estabelecido, mostrando em qual situação se encontra.

Valores que ultrapassem essa margem sinalizam medidas preventivas para evitar altos investimentos.

Índice em KPI

Os índices são os números que apontam os resultados alcançados durante uma ação. Basicamente, eles dirão o quanto valeram os investimentos de tempo e dinheiro comparado ao resultado atingido.

A diferença entre KPIs e métricas

Ao tentar entender o que são indicadores de desempenho, é natural confundi-los com as métricas. Aliás, é provável que algumas pessoas pensem que não há diferença entre os conceitos, mas não é exatamente assim.

KPIs são criados a partir das métricas. Isso porque as métricas nada mais são do que algo que pode ser medido e há inúmeras possibilidades aqui.

Para que uma mensuração faça sentido, é preciso haver um propósito claro. Dessa forma, quando uma métrica é relevante para um negócio, passa a ser um indicador-chave de performance.

Um indicador-chave de desempenho pode ser categorizado em:

  • Primário: são indicadores de desempenho financeiro de um negócio;
  • Secundário: demonstram como os resultados financeiro estão sendo obtidos. Isto é, justificam os primários;
  • Prático: todos os demais dados dos processos de um negócio.

Os KPIs primários são os indicadores principais para que a empresa alcance seu objetivo, ou seja, aqueles que indicam se a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro. Por essa razão, o interesse do diretor da empresa está mais focado nesses tipos de KPI.

Os KPIs secundários são os que sustentam e justificam os primários, mostrando como anda a performance da estratégia adotada pela empresa. São dados cujo interesse diz respeito com mais intensidade a gerentes e a supervisores.

Por fim, os KPIs práticos são os que explicam os resultados obtidos com os KPIs primários e secundários.

Sendo assim, falamos de questões que precisam ser mensuradas e analisadas para entender porque o valor de um indicador aumentou ou diminuiu. Algo que ajuda a melhor direcionar as estratégias.

Importância dos indicadores de desempenho

Com os dados de KPI, os gestores podem tomar decisões que afetam diretamente o negócio com embasamento. Um exemplo dessa possibilidade é, com base nos resultados, descobrir quais ajustes fazer para reduzir os custos de produção de um produto.

É importante lembrar que os indicadores, por si só, não trazem respostas prontas para os problemas. Assim, é preciso que o processo de definição de indicadores, coleta de dados e análise de resultados seja feito com as devidas ponderações, a fim de se atingir o objetivo pretendido.

O que são painéis de KPI?

Os painéis de KPI são ferramentas que unem fontes de dados e fornecem comentários visuais imediatos, mostrando como está o desempenho de sua empresa em relação aos KPIs (indicadores chave de desempenho). Eles beneficiam os usuários fornecendo:

  • Solução rápida e fácil para acompanhar KPIs e outras métricas comerciais;
  • Uma exibição unificada de dados que amplia a visibilidade da integridade da empresa; e
  • Visualização de dados personalizáveis com indicadores de desempenho e de status.

KPI definido, qual o próximo passo?

Do mesmo modo, é estruturar planos de ação e mãos na massa! Ou seja, a partir da definição dos indicadores-chave, os colaboradores poderão criar seus planos de ação, destrinchar atividades, definir prazos e responsáveis e manterão o foco para que as metas sejam atingidas, contribuindo para a boa performance do KPI.

Em outras palavras, por serem indicadores quantificáveis, ou seja, são medidos através de um índice que normalmente é trazido em forma de número, fazem com que a equipe tenha visão de como está o desempenho das atividades e, assim, se o comportamento está dentro do que foi planejado. 

Erros comuns de KPI

  1. Seleção de KPIs que não são essenciais para suas metas estratégicas. Embora seja inteligente acompanhar suas métricas de negócios relevantes, nem todas as métricas merecem o status de KPI.
  2. Definir metas de KPI vagas ou inviáveis. É melhor definir metas mais realistas com base em dados históricos, recursos e táticas atuais. Considere se concentrar em um período específico ou definir metas de curto e longo prazo.
  3. Acompanhar KPIs sem responsáveis. A responsabilidade é importante, não apenas para os resultados, mas também para o processo. Cada KPI deve ter um proprietário responsável por monitoramento, relatórios, análise e ação.
  4. Deixar de agir em relação a seus KPIs. Esteja você atingindo suas metas ou ficando para trás, os KPIs são ferramentas para ajudá-lo a tomar decisões melhores. Portanto, não acompanhe só por acompanhar: aja.

Como avaliar se um KPI é bom ou ruim para o seu negócio?

Você já deve ter notado que, hoje em dia, virou moda querer mensurar tudo, não é mesmo?

Pois é, a tecnologia, com suas plataformas fantásticas, também ajudou bastante nesse movimento, mas é preciso ter cuidado! Sair por aí, criando uma série de KPIs, sem nem mesmo ter certeza do que de fato se quer medir pode ser um risco.

É comum as pessoas criarem dashboards coloridos maravilhosos, recheados de números e métricas que, mas que muitas vezes, não agregam valor ao seu negócio. Consequência disso: desperdícios, como perca de tempo e retrabalho!

O mais importante na hora de criar um KPI para a sua empresa é ter em mente que ele é um indicador-chave! Ou seja, ele deve ser relevante para o seu processo e para a sua organização. A escolha dos seus KPI’s precisa ser coerente e estar aderente aos objetivos definidos pela empresa.

Já ficou claro o que é KPI, certo?

Eles vão prestar auxílio em todo o andamento da estratégia, informando a equipe e gestores quais estão trazendo resultados relevantes e quais precisam ser otimizadas.

Os tipos de indicadores-chave são os mais diversos, mas isso você também já sabe, não é?

Agora que você já sabe a importância de se criar KPIs relevantes para a sua empresa, o que você está esperando para colocar a mão na massa e criar o seu indicador-chave?

Lembre-se: eles ajudarão você a ter segurança nas suas decisões e nos próximos passos que devem ser dados. Dessa forma, você se desenvolve e a sua empresa também, sempre alinhado com os objetivos descritos no planejamento estratégico.

Não posso deixar de falar também que os KPIs trazem com eles uma infinita possibilidade de utilização. Eles permitem que você olhe para o seu objetivo por diferentes ângulos, podendo também, ajudar você a corrigir fatos que podem lhe distanciar de alcançar os objetivos. 

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